Штрихи к портрету мероприятия

Мы знаем как важно, чтобы любое мероприятие, проводимое для Клиента, прошло идеально. Зачастую результат зависит от множества деталей и случайностей, предусмотреть которые - наша задача.

На этой странице сайта специалисты Отдела организации и проведения мероприятий предлагают свой вариант списка из 10 пунктов, помнить о которых необходимо при подготовке и проведении любого мероприятия.

1. Сценарий мероприятия

Сценарий должен быть всегда, иначе все усилия будут хаотичны и непоследовательны. Даже если вы уверены, что четко себе представляете когда и где будет происходить то или иное действие, даже если мероприятие представляет из себя "простейший" брифинг - заранее подготовленный сценарий поможет Клиенту более четко представлять, что происходит в данный момент, тем самым избавив всех участников мероприятия от возможных накладок и волнений.

Вам же сценарий необходим тем, что помогает увидеть логику мероприятия, последовательность действий. Кроме того, при наличии сценария проще отслеживать и изменять регламент мероприятия.

2. Репетиция мероприятия

Репетиция важна для тех мероприятий, в которых задействовано большое количество участников и/или подрядчиков. А также в случае, если предполагается задействовать сложное техническое обеспечение или планируется несколько площадок и эпизодов.

Как правило, репетиция проводится не позднее, чем за день до мероприятия, либо (если мероприятие запланировано на поздний вечер) утром в день события - только в этом случае у вас будет возможность оперативно изменить откровенно слабые элементы.

3. Указатели

А также списки, таблички, бэджи и т.п. Каждый гость или участник мероприятия должен с первых минут чувствовать себя комфортно. Вам удастся добиться подобного ощущения, если: § войдя в здание, человек сразу увидит указатель "Семинар Компании N проводится на 2-ом этаже в зале таком-то". По возможности, размеры подобных указателей должны соответствовать размерам помещений, в которых они размещены. Обратите внимание, на то, что в большинстве случаев (особенно для мероприятий на открытом воздухе) указатель, распечатанный на листке формата А4, явно не выполняет своих функций. § по дороге к залу, а также около самого зала участник будет встречать указатели "Семинар Компании N". § у участников мероприятия будут бэджи с названием компании и именем гостя (участника). Бэджи участников должны значительно отличаться от бэджей организаторов и обслуживающего персонала. § на столе президиума будут стоять таблички с указанием фамилии и имени выступающего, названием его компании и должности. В случае, если мероприятие подразумевает присутствие фото-корреспондентов или телекамер необходимо выбирать соответствующий размер и форму шрифта для данных табличек: как правило, это шрифт без засечек (типа Arial), размер которого не менее 50 пунктов.

4. Приглашения, аккредитация и регистрация

Это обязательные формальности независимо от числа приглашенных. В случае, если количество гостей превышает 20 человек - имеет смысл заранее подготовить список в алфавитном порядке. Как показывает практика, группировка гостей по компаниям является крайне неудобной и создает заметные трудности. Список уже зарегистрировавшихся гостей поможет оперативно скорректировать работу обслуживающего персонала и подрядчиков.